سندهای با قدمت بیش از 40 سال به سازمان اسناد منتقل می‌شود

قاسم نصیری پور مدیرکل حراست سازمان اسناد و کتابخانه ملی در گفت وگو با خبرنگار فرهنگی ایرنا اظهار داشت: اسنادی که از تاریخ تهیه و تنظیم آن 40 سال گذشته باید بصورت دائم به این سازمان انتقال داده شوند.

وی افزود: از آنجا که مسئولیت حفاظت از اسناد طبقه بندی شده با حراست دستگاه هاست، به منظور حفاظت از این اسناد و مدارک مطابق با استانداردهای روز و پیشگیری از آسیب های نگهداری نامناسب اسناد توصیه می شود، حراست ها برای تعیین تکلیف پرونده های راکد با در نظر گرفتن نسبت سود و زیان و هزینه ای که برای نگهداری اسناد تحویل می شود و در برخی مواقع به لحاظ امنیتی به صرفه و صلاح دستگاه نیست، نظارت داشته باشند.

وی ادامه داد: بسیاری از اسناد به دلیل نگهداری ناصحیح در معرض تخریب، نابودی و خسارت شدید ناشی از شیوع قارچ و حشرات و غیر استاندارد بودن سطح دسترسی و امحای اوراق کارشناسی نشده است.

مدیرکل حراست سازمان اسناد و کتابخانه ملی ادامه داد: اختصاص مکان های پرت برای نگهداری از اسناد و تحمیل هزینه های مضاعف برای مراقبت از اوراق زاید که ارزش نگهداری ندارند، دستگاه ها را قادر به انتقال اسناد به سازمان اسناد و کتابخانه ملی می کند.

وی با بیان اینکه اسناد تنها شامل کاغذ یا ورق نیست، اضافه کرد: پرونده ها، دفاتر مراسلات، عکس ها، نقشه ها، نمودارها، میکروفیلم ها، فیلم ها و نوارهای ضبط شده که ارزش نگهداری داشته باشند، شامل این اسناد می شوند.

نصیری پور تصریح کرد: لازم است پرونده های راکد که نیاز به آنها در سازمان ها نیست، برای نگهداری موقت به سازمان اسناد و کتابخانه ملی سپرده شود؛ اسنادی که از تاریخ تهیه و تنظیم آن 40 سال گذشته باید به صورت دائم به سازمان انتقال داده شوند.

وی خاطر نشان کرد: امکانات موجود در سازمان اسناد بواسطه آزمایشگاه های تخصصی آفت زدایی، مرمت، ضدعفونی کردن مخازن، تنظیم و توصیف سند بر اساس اولویت به این معناست که متولی اصلی حفاظت و مراقبت تخصصی از این سرمایه گرانبها، سازمان اسناد و کتابخانه ملی است.

نصیری پور گفت: تلاش های زیادی در زمان ریاست سیدرضا صالحی امیری در کتابخانه ملی برای ایجاد هماهنگی با حراست دستگاه های دولتی انجام گرفته که از آن جمله می توان به برگزاری همایش و کارگاه تخصصی مدیریت اسناد، ویژه حراست دستگاه ها اشاره کرد که در سال 93 با حضور مدیران حراست و مسئولان حفاظت اسناد و مدارک دستگاه های دولتی برگزار شد.

وی افزود: در این جلسه علاوه بر ارائه مستندات قانونی مبنی بر التزام دستگاه های دولتی به واگذاری اسناد راکد خود به این سازمان، مطالب مهمی درخصوص ضرورت نگهداری و حفظ اسناد ملی بیان شد.

به گفته نصیری پور، از نتایج این نشست می توان به همکاری نهاد ریاست جمهوری و قوه قضاییه اشاره کرد که طی سال 94 با همکاری دفتر مرکزی حراست دستگاه های یاد شده، اسناد راکد آنها به این سازمان منتقل و در حال حاضر در مرحله ارزیابی و تعیین تکلیف است.

مدیرکل حراست سازمان اسناد و کتابخانه ملی ادامه داد: استقبال دستگاه های دولتی پس از این همایش قابل قدردانی است، هرچند به نظر می رسد برخی دستگاه ها همچنان در این زمینه علاقه ای نداشته و به ضرورت انتقال و نگهداری این اسناد واقف نشده اند.

وی افزود: حراست ها در تمام سازمان ها، علاوه بر وظایف مشترک، وظایفی اختصاصی و بر مبنای فعالیت دستگاه مربوطه بر عهده دارند، در سازمان اسناد و کتابخانه ملی با توجه به نوع ماموریت که حفظ و نگهداری از تاریخ مکتوب و هویت ملی ایران است، وظایف خاصی تعریف شده است.

نصیری پور اظهار کرد: بخشی از اقدامات سازمان اسناد و کتابخانه ملی صرف نظر از جنبه های عالی علمی، آموزشی، تحقیقاتی، پژوهشی و تاریخی، جمع آوری و نگهداری از اسناد به عنوان پیشینه های تاریخی و ارزشمند کشور اسلامی ایران است.

به گفته وی، بخش دیگر این وظیفه، حفاظت از تاریخ پرافتخار گذشتگان برای انتقال به نسل های آینده است، از این رو امانتدار مردم، فکر، اندیشه و سرمایه اصلی مملکت که همان فرهنگ است، هستیم.

نصیری پور اظهار کرد: یکی از وظایف قانونی سازمان اسناد و کتابخانه ملی، مراقبت، حفاظت و نگهداری از مخازن این اسناد با بهره گیری از ابزار کنترلی و تمام ظرفیت های موجود است که باید استانداردهای سازمانی و بین المللی در مراقبت از تهدیدات سند جدی گرفته شود.

وی افزود: باید تدبیری اندیشید تا به صورت دائم و با حضور در صحنه، موضوعاتی مثل آموزش سیستم اطفای حریق و یا جلوگیری از سرقت با قراردادن گیت های کنترلی و کنترل نامحسوس دوربین های مدار بسته بروز رسانی شود.

مدیرکل حراست سازمان اسناد و کتابخانه ملی گفت: اقداماتی که برای حفاظت از اسناد انجام می شود به سطح طبقه بندی ها بستگی دارد، هر چه سطح طبقه بندی بالاتر باشد، برای حفاظت آن باید تلاش بیشتر صورت گیرد.

وی اظهار کرد: با وجود اینکه پیشرفت تکنولوژی و اختراع و بهره برداری از امکانات و تجهیزات فنی و الکترونیکی توانسته جایگزینی برای نیروی انسانی در جمع آوری اطلاعات در سازمان های اطلاعاتی شود، اما هرگز نمی توان از قدرت و توان این تجهیزات در دسترسی سازمان ها به نیازها و اطلاعات مورد نیازشان چشم پوشی کرد.

نصیری پور ادامه داد: به همین جهت و با توجه به تلاش سازمان اسناد به رقومی سازی منابع، اقدامات زیادی برای تامین امنیت شبکه و حفظ حقوق مولفان و صاحبان اثر انجام شده است.

مدیر کل حراست سازمان اسناد و کتابخانه ملی اضافه کرد: آگاهی و شناسایی حراست از شیوه های جمع آوری فنی و نحوه مقابله با این روش ها و نظارت بر نحوه استفاده از تجهیزات الکترونیکی مخصوصا یارانه می تواند ضریب امنیت و سطح حفاظت از اسناد و منابع رقومی شده در سازمان را در حد مطلوب افزایش دهد.

وی گفت: با توجه به اینکه امنیت و حفاظت از اسناد در اولویت کاری قرار دارد، نباید این موضوع و قوانین و مقررات مانعی برای دسترسی نخبگان و پژوهشگران به این منابع باشد از این رو تمام امکانات مادی و معنوی سازمان در مسیر بهره برداری از این گنجینه با ارزش قرار گرفته و همکاران نیز تلاش خود را برای فراهم کردن محیطی آرام و راحت برای محققان معطوف کرده اند.