سازمان اسناد ملی در یک نگاه

1- تعریف سند از نظر لغوی:

- تکیه‌گاه

آنچه پشت بدو دهند - دهخدا

- آنچه که قابل اعتماد باشد، مدرک مستند - فرهنگ مشیری

- نوشته‌ای که قابل استناد باشد - فرهنگ معین

- مهر و امضای قاضی و حکم و فرمان پادشاهی و چک و دست نوشته و مکتوبی که بدان اختیار شغل و ملکی را به کسی بدهند. فرهنگ معین

2- تعریف سند از دیدگاه حقوق اسلامی:

در اصطلاح و فقه اسلامی روایت یک حدیث را "سند" گویند. سند به معنی طریق متن است و منظور از متن، متن حدیث است که آنرا لفظ حدیت گویند و معنی سند بطریق متن برای آن است که دانسته شود حدیث، مأخوذ از قول چه کسی است. (کتاب بایگانی اسناد و مدارک اداری در روش تلفیق علمی، علامه حائری، ص 22 و 23).

3- تعریف سند از دیدگاه قانون مدنی ماده 1284:

"سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استفاده باشد."

4- از نظر قوانین مالی ایران:

در قوانین مالی ایران سند به صورت کلی تعریف نشده، بلکه بر حسب مورد تعریف گردیده است. ماده 16 قانون محاسبات عمومی مکتوب 21 سفر 1329 می‌گوید بودجه دولت سندی است که معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در آن پیش‌بینی و تثبیت می گردد. مدت مزبور را سند مالیه گویند، که عبارت است از یکسال شمسی (همان کتاب ص 24).

5- تعریف سند از دیدگاه اصول حسابداری:

هر نوشته ای که ذمه سازمان یا شخص حقیقی یا حقوقی را که به نحوی با سازمان طرف حساب و معامله است مشغول یا بری نماید یا مبین پرداخت وجهی جهت خرید کالا یا خدمات و یا حاکی از انعقاد قرارداد یا وقوع عقدی باشد و یا از آثار ناشی از حقوق خاصی حکایت نماید به شرط وجود اهلیت و دارا بودن امضاء مجاز لازم برای رسیدن به یکی از مقاصد سند محسوب می‌شود (همان کتاب ص 26)

6- تعریف سند در قانون سازمان اسناد ملی ایران:

کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد. (تبصره ماده اول قانون مصوب 17/2/1349)

7- تعریف سند از دیدگاه علم کتابداری:

هر نوع نوشته خطی، چاپی، عکسی و یا بصورتهای دیگر و هر شیئی مادی را که بتوان از محتوای آن اطلاعاتی بدست آورد "دبیزه" یا "مدرک" گویند. (اصطلاحات کتابداری)

پس از تجزیه و تحلیل وجوه اشتراک و افتراق تعاریف یاد شده، عبارت زیر به عنوان تعریف سند پیشنهاد می‌گردد:"سند عبارت است از اطلاعات مضبوط اعم ازنوشتاری، دیداری، شنیداری که توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد."

تاریخچه آرشیو در ایران

هرچند سابقه امور مربوط به اسناد و نگهداری آنها در مخازن دولتی و سلطنتی در ایران پیشینه‌ای چند هزاره دارد، اما تاریخچه ایجاد بایگانیها به مفهوم جدید آن، به دوران قاجار و اقدام وزارت امور خارجه برای مرتب نمودن بایگانی خود به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپائی در سال 1278ش. باز می‌گردد.

در دوران هخامنشیان هسته مرکزی و زیربنای تشکیلات اداری امپراطوری را "بایگانی سلطنتی" تشکیل می داد. در حقیقت مغز متفکر سازمان اداری، رئیس بایگانی سلطنتی بود که فرمان های شاه را به زیردستان ابلاغ می کرد؛ وی مسئول ضبط و ربط مکاتبات حکومتی، فرمان ها و دستورهای شاه و دیگر وقایع مهم روز بود. پس از فتح ایلام، ایرانیان با لوحه های گلی آشنا شدند و از کاربرد آن در امور تجاری و اداری اطلاع یافتند. ایرانیان در میانه قرن پنجم پیش از میلاد از موادی مانند: چرم و پاپیروس برای نوشتن استفاده می کردند. اما به سبب آسیب پذیری این مواد، اسناد و مدارک دوره هخامنشی دوام زیادی نیاورد و بیشتر آنها از بین رفت. اسناد باقی مانده از دوران هخامنشی در مقایسه با اسناد موجود در آرشیوهای منطقه، بسیار اندک است. خوشبختانه با وجود ظرافت و آسیب پذیری این اسناد، معدودی از آنها که از چرم و پاپیروس بوده، در شنزارهای مصر پیدا شده است. یکی از این گنجینه های پر ارزش، یک کیسه پستی حاوی چندین نامه است. این نامه ها که به دلایل نامعلومی به مقصد نرسیده، حاوی دستورهایی به افراد مختلف بوده و در سال های 410 تا 411 پیش از میلاد نوشته شده است. بی تردید سازمان های آرشیوی سلطنتی ایران در بابل، اکباتان، شوش، پرسپولیس و دیگر شهرهایی که محل زندگی شاهان ایرانی بود، وجود داشته است. پس از تسلط یونانیان بر ایران، اسکندر با بهره گیری از شیوه ها و بنیادهای آرشیوی ایرانیان، سازمان آرشیوی سلطنتی ایران را توسعه داد و حتی هنگامی که نسخه های اصلی اسنادش دریک آتش سوزی از بین رفت، بی درنگ دستور داد با استفاده از رونوشت اسناد که در اختیار فرماندهان نظامی بود، اسناد از بین رفته را بازنویسی کنند.

شیوه ایرانیان در نگهداری اسناد دیوانی، بعدها چنان گسترش یافت که معمول دیگر حکومت ها نیز گردید. و آنان شیوه ایرانیان را در حفظ و نگهداری اسناد، در سرزمین های خویش نیز به کار بردند. در دوره صفویه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی و احکام و نشانه ها و نامه ها و اسناد در دفاتر مخصوصی ثبت می شد. محل نگهداری این دفترها که "انبار دفترخانه دیوان اعلا" نام داشت ظاهراً عمارت چهلستون بود.

در دوره قاجاریه از زمان فتحعلی شاه، اسناد و مکاتبات و سواد فرمان ها در دربار نگهداری می شد و آرشیو جزو اداره بیوتات به شمار می رفت. از زمان ناصرالدین شاه، علاوه بر بخش نگهداری اسناد دربار، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دستگاه میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری می شد اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشته ها وجود نداشت. سرانجام در سال 1278 خورشیدی وزارت خارجه به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را مرتب کرد.

طی سالهای 1280 تا 1309ش.هیاتی فرانسوی و بلژیکی که برای اصلاح سیستم گمرکی ایران فعالیت می‌کردند، طرحی را برای اصلاح نظام بایگانی کشور ارائه دادند و آن را به مرحله اجرا گذاشتند. به دنبال آن برای اولین بار در اردیبهشت ماه 1309ش.،هیات وزیران مصوبه ای را در خصوص جمع آوری اسناد و ایجاد «مرکز اسناد دولتی» به تصویب رسانید که به موجب آن مقرر شد کلیه، قراردادها، امتیازات و اسناد ایجاد هر گونه موسسه دولتی یا سهام مربوط به دولت، قبالجات، خالصجات، و غیره به استثنای عهدنامه‌های سیاسی، در اتاقی که وزارت مالیه درقصرگلستان به عنوان مرکز اسناد دولتی قرار داده به ترتیب مقرر ضبط و حفظ شود. در سال 1332 دولت بررسی مقدماتی مشکلات تراکم روز افزون اوراق زائد را آغاز کرد و نتیجه آن یک سال بعد در مجلس سنا مطرح شد، اما تصمیمی در این خصوص گرفته نشد. مطالعات منسجم اولیه برای تاسیس آرشیو ملی ایران و تعیین تکلیف حجم انبوه اسناد راکد دستگاههای دولتی و وابسته به دولت از سال 1342 شروع شد . چنین پیش‌بینی شده بود که قبل از کسب مجوز قانونی برای امحای اوراق زائد و تأسیس «آرشیو ملی ایران»، برای حفظ و نگهداری اسناد واجد ارزش دائمی و پرونده‌هایی که راکد تشخیص داده شده و مورد مراجعه مستمر نیستند، مرکز مجهزی- همانطوری که در سایر کشورها معمول است- ابتدا در تهران و به تدریج در استانها ایجاد شود. در نتیجه طرح ایجاد «مرکز بایگانی راکد» در اواسط سال 1343 تهیه شد و پس از تأیید هیئت رئیسه شورای عالی اداری کشور در مورخ 1/10/1343 با شماره 40162 هیئت وزیران به تصویب رسید . با عدم تامین اعتبار، اجرای طرح مذکور مسکوت ماند. ‌ولی مطالعات مربوط به تأسیس آرشیو ملی ادامه یافت . عده‌ای از دست‌اندرکاران، «مرکز بایگانی راکد» را برای تنظیم اوراق و پرونده‌ها و حفظ و نگهداری اسناد تاریخی کافی می‌دانستند و عده‌ای نیز با توجه به «آرشیو ملی» سایر کشورها، اهداف، وظایف و تشکیلات جامع‌تری برای مرکز در نظر داشتند. برای انجام این امر خطیر سازمان دیگری را با نام «آرشیو ملی ایران» پیشنهاد دادند و برخی نیز بر تلفیق هر دو سازمان «مرکز بایگانی راکد و آرشیو ملی» اصرار می‌ورزیدند .

به دنبال آن ضرورت انجام امور مربوط به جمع‌آوری، حفظ و نگهداری اسناد ملی، امحای اوراق زائد و ارائه به محققان را در یک سازمان واحد مسلم ساخت و از این پس واژه «اسناد ملی» به جای «آرشیو ملی» در مکاتبات بکار برده شد و در 31/3/1345 همراه با تدوین دومین قانون استخدام کشوری، شورای عالی اداری سازمانی را با اختیارات بسیار گسترده به نام «سازمان امور اداری و استخدامی کشور» تأسیس نمود. از این رو تلاشهای سازمان امور اداری و استخدامی کشور در جهت کسب مجوز قانونی برای تأسیس «سازمان اسناد ملی ایران» افزایش یافت. لایحه مورد نیاز که از اواسط سال 1345 در دست بررسی و تهیه بود، مورد تجدید نظر قرار گرفت و در تاریخ بیست و سوم آبان ماه 1345 به هیأت دولت تقدیم شد. هیأت دولت در بیست و نهم خرداد ماه 1347 لایحه‌ای را که در 8 ماده و چهار تبصره تکمیل شده بود، تصویب کرد. این لایحه در تاریخ چهارم شهریور ماه 1347 تقدیم مجلس شد و نزدیک به یک سال ( از پنجم آبان 1347 تا 19 مهر ماه 1348 ) در کمیسیونهای شش گانه: استخدام، دادگستری، فرهنگ و هنر، علوم و آموزش عالی، دارایی و نظام تحت بررسی قرار گرفت و در جلسه ششم آذر ماه 1348 لایحه به تصویب مجلس شورای ملی رسید و برای اظهار نظر و تصویب به مجلس سنا ارسال شد. پس از تصویب مجلس سنا سر‌انجام در جلسه مورخ هفدهم اردیبهشت 1349 مجلس شورای ملی قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران به تصویب نهایی رسید و برای اجرا به دولت ابلاغ شد. سرانجام در سال 1381 نیز با مصوبه شورای عالی اداری، سازمان اسناد ملی ایران با کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و «سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» ایجاد شد. از این پس سازمان اسنادملی با نام «معاونت اسناد ملی»، وظایف تخصصی و مأموریتهای محوله به آرشیو ملی ایران را عهده دار می باشد.

شورای سازمان

به موجب ماده چهارم قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران، شورای سازمان مرکب از اشخاص زیر است:

1- وزیر امور خارجه.

2- وزیر فرهنگ و آموزش عالی

3- دادستان کل کشور

4- دبیرکل سازمان امور اداری و استخدامی کشور

5- دادستان دیوان محاسبات

6- دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و تصویب هیات وزیران که برای مدت سه سال انتخاب می شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است. بجای اعضای مذکور در چهار بند اول ممکن است، معاونین آنها حضور یابند. اعضای شورا از بین خود یک نفر را به عنوان رئیس انتخاب می کنند.

پژوهشکده اسناد:

از آنجا که آرشیو حافظه ملی هر کشور است و سازمان های آرشیوی علاوه بر وظایف اجرائی، دارای رسالت فرهنگی و پژوهشی نیز هستند و با عنایت به تاکید مقام معظم رهبری و مقام محترم ریاست جمهوری بر ضرورت حفظ، مرمت و اشاعه اسناد و به منظور تحقق اهداف پژوهشی و گسترش فرهنگ آرشیوی و کمک به محققان کشور، سازمان اسناد ملی ایران، در سال 1372 موفق به طرح و اخذ موافقت موسسه مطالعات و تحقیقات آرشیوی، ((پژوهشکده اسناد)) از وزارت فرهنگ و آموزش عالی شد. اهم اهداف و وظایف پژوهشکده اسناد به شرح زیر می باشد:

 الف) مطالعه و تحقیق در مورد اسناد موجود در آرشیو سازمان اسناد ملی ایران و سایر مراکز آرشیوی به منظور کشف نکات مبهم و مکتوم تاریخی در جهت تدوین تاریخ جامع معاصر ایران.

 ب) مطالعه و تحقیق در خصوص شیوه های بازسازی و مرمت اسناد و استفاده از روش های نوین علمی برای شناسایی عوامل مخرب و موثر بر اسناد و یافتن راه های مقابله با آنها.

 ج) بررسی و مطالعه روش های طبقه بندی اسناد مطابق با استانداردهای جهانی

 د) تلاش در جهت ساخت و تهیه مواد لازم برای مرمت اسناد در داخل کشور.

 ه) تهیه کلیدواژه ها، اصطلاحنامه ها، اصول شماره گذاری و نمایه سازی در جهت استفاده صحیح و علمی از کامپیوتر به منظور ارائه شیوه های بازیافت اطلاعات موجود و اشاعه آنها.

 و) تهیه و آماده سازی مجموعه های اسنادی برای انتشار به صورت گزارش، کتاب و یا نشریات مربوط.

 ز) تهیه و تنظیم و ارائه طرح های پژوهشی در زمینه تاریخ معاصرایران به پژوهشگران

 ح) همکاری با موسسات دولتی، دانشگاه ها و مراکز پژوهشی و مطالعاتی فرهنگی و علمی داخل و خارج از کشور و راهنمایی آنان در زمینه اسناد آرشیوی.

 ط) معرفی و شناساندن اسناد موجود در سازمان اسناد ملی ایران و تهیه راهنماهای لازم به منظور تسهیل در این امر.

در حال حاضر پژوهشکده اسناد با طراحی سه گروه در زمینه تحقیقات آرشیوی، مطالعات و حفظ و نگهداری اسناد، گروه تحقیقات تاریخ معاصر ایران به تکمیل کادر هیات علمی خود مشغول است. پژوهشکده اسناد دارای شورای عالی مرکب از ریاست و معاونان سازمان و سه تن از شخصیت های علمی کشور است که جلسات آن هر دو ماه یکبار تشکیل می شود. علاوه بر فعالیت های جاری، بر اساس مقررات خود طرح هایی را اجرا و طرح های دیگری را در دست اجرا دارد.

آرشیو شفاهی سازمان اسناد ملی کشور

شاید برایتان قابل توجه باشد که بدانید در سازمان اسناد ملی بخشی بنام "آرشیو شفاهی" وجود دارد. در این بخش هر یک از افراد هنرمند، سیاستمدار، دانشمند، پزشک، مهندس، می توانند تجربیات، مشاهدات و خاطرات خود را برای آیندگان باز گویند. این اسناد شفاهی نیز حامل پیام های فرهنگی و اجتماعی هستند که تمامی آحاد مردم و نه تنها پژو هشگران می توانند پیشینه ی فرهنگی خود را در آن کشف کنند.

بخش آثار دست نوشته سازمان اسناد ملی

برای نخستین بار در ایران آرشیو تخصصی برای نگهداری از اسناد و دستنوشته های هنرمندان، نویسندگان، شعرا و تمام مشاهیر کشور راه اندازی می شود. اکنون دستنوشته های تعدادی از مفاخر و نویسندگان بنام همچون ملک الشعرای بهار، جمالزاده، پروین اعتصامی، پژمان بختیاری و... در اختیار سازمان اسناد ملی ایران قرار گرفته است اما هنوز بخش عمده ای از آثار این بزرگان در اختیار خانواده های آنهاست که در صورت همکاری آنها با سازمان اسناد ملی و حتی ارائه نسخه های کپی این دست نوشته ها نیز می توان برای تکمیل این آرشیو تخصصی در کشور اقدام کرد.

برنامه های روز اسناد ملی در سال جاری

از جمله برنامه های سازمان اسناد ملی در گرامیداشت روز اسناد ملی امسال، برگزاری نمایشگاه پوستر می باشد. این پوستر ها دربردارنده تصاویری از نسخ، خطوط، نقوش قدیمی و بناهای تاریخی کشور عزیزمان می باشند که در محل نمایشگاه دائمی «گنجینه اسناد ملی» دائر می باشد. در همین راستا بعلت تقارن جشنواره دانشجویی هفتادمین سالگرد تاسیس دانشگاه تهران با روز اسناد ملی، نمایشگاهی از کتب، اسناد و مدارک قدیمی این دانشگاه بهمراه آثار و تالیفات اساتید آن در کوی دانشگاه در معرض دید بازدیدکنندگان قرار دارد. از دیگر فعالیت های سازمان اسناد و کتابخانه ملی در جهت شناساندن و اهمیت اسناد ملی به عموم؛ انتشار سه کتاب با عناوین «روابط ایران و ترکیه در دوره رضاشاه»، «روابط ایران و فرانسه» و «روابط ایران و انگلیس» می باشد .

برای اطلاعات بیشتر و دیدن برخی از اسناد قدیمی کشورمان به سایت معاونت اسناد ملی به نشانیwww.nlai.ir مراجعه نمایید.

منابع:

 خبرگزاری ایرنا.

 سایت سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی جمهوری اسلامی ایران به نشانی: www.nlai.ir

فرهنگ لغت دهخدا.

حائری، علامه، بایگانی اسناد و مدارک اداری در روش تلفیق علمی.

 سایت معاونت اسناد ملی به نشانیwww.nlai.ir .