تاریخچه سند و آرشیو و نقبی به سازمان اسناد ملّی


5089 بازدید
اسناد آرشیو

تاریخچه سند و آرشیو  و نقبی به سازمان اسناد ملّی

 روز 17 اردیبهشت 1349 قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران به تصویب مجلس شورای ملی رسید و جهت اجرا به دولت ابلاغ شد. با این مصوبه مقدمات تشکیل آرشیو ملی ایران به عنوان پاسدار فرهنگ و هویت تاریخی کشور به وجود آمد.
آرشیوها، تشکیلاتی با مأموریت‌هائی خاص و ویژه هستند؛ مأموریت‌هائی فراتر از موانع و مرزهای مکان و زمان. آرشیو، حلقة پیوند میان گذشته، حال و آینده است؛ آینده‌ای که ما معتقدیم ساختن آن، تنها با حفظ پیشینه‌های فرهنگی جامعه و بهادادن به اسنادی محقق می‌شود که امروز مسئولیت حفظ و نگهداشت آن‌ها به ما سپرده شده است و این مهم میسر نخواهد شد، مگر با زدودن غبار غربت از چهرة آرشیوها، با استمداد از مردمی که خود پدیدآوران اسناد و نگهدارندگان و بهره‌برداران آن هستند.
تاریخچه‌ای کوتاه از پیدایش آرشیوها در جهان
  آرشیو، پدیده‌ای تازه و نو ظهور نیست. هرچند در دنیای امروز، این واژه گستره و کاربردی وسیع‌تر از گذشته پیدا کرده است، اما به جرئت می‌توان گفت، از زمانی که حکومت‌ها و دولت‌ها پا به عرصة ظهور نهادند، آرشیو هم جایگاهی در تشکیلات حکومتی به خود اختصاص داد. سرآغاز تاریخچة پیدایش آرشیوها را، به زمان پیدائی خط نسبت داده‌اند و سرنخ آن‌ها را، در دولت‌های عصر باستان مانند آشوریان و سومری‌ها، مصریان، هیتی‌ها، یونانی‌ها و رومی‌ها، می‌توان یافت. آرشیوهای آن روزگار، در سه ساختار یعنی آرشیو سلطنتی، آرشیوهای معابد و آرشیوهای خصوصی دیده می‌شد.
  تاریخ تشکیل آرشیوها را در شکل نوین آن‌ها، قرن دوازدهم میلادی می‌دانند. در آن قرن، بایگانی مفهومی تازه پیدا کرد و به دنبال آن، تحولی در مفهوم آرشیوها و نگرش جامعه نسبت به اهمیت آن‌ها پدید آمد. از دورة رنسانس تا انقلاب کبیر فرانسه، روز به روز بر اهمیت سیاسی آرشیوها افزوده شد. در شکوفائی مفهوم نوین آرشیوها، کشور فرانسه پیشگام بود. بروز انقلاب در آن کشور، با از میان برداشتن نهادهای قدیمی، امکان تمرکز آرشیوها را به شیوه‌ای نوین فراهم آورد.
آرشیو در ایران
آرشیو در ایران نیز، دارای پیشینه‌ای کهن است و از آنچه در کتاب‌ها نقل شده، چنین برمی‌آید که کشور ما از روزگار فرمانروائی هخامنشیان دارای نهادی با کارکردها و وظایف آرشیو بوده که در هر دوره، با نامی از آن یاد می‌شده است. واژه‌هائی چون خزانه، خزانة حجت و دفترخانة دیوان اعلا، از آن دست نام‌هایی است که در زمان‌های گذشته به آرشیو اطلاق می‌شده است. آرشیو با ساختار نوینش در ایران، با تصویب «قانون تأسیس سازمان اسناد ملّی ایران» در هفدهم اردیبهشت ماه سال 1349 ش.، در مجلس شورای ملّی، پدیدار شد. این سازمان در نقش آرشیو ملّی ایران، تا سال 1381 به عنوان سازمانی مستقل مشغول فعالیت بود تا این که در تاریخ 2/6/1381، بر اساس مصوبة شورای عالی اداری، با کتابخانة ملّی ایران ادغام و سازمانی جدید با عنوان «سازمان اسناد و کتابخانة ملّی جمهوری اسلامی ایران» به وجود آمد و هر دو نهاد پیشین، در آن به عنوان معاونت‌هائی مستقل، شروع به فعالیت کردند.
 آنچه در آرشیو ملِّی ایران و دیگر آرشیوها نگهداری می‌شود، حاصل تلاش‌ و کارکرد ادارات، گروه‌ها و بخش‌هائی از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و مؤسسه‌های دولتی است که در این زمینه سرگرم فعالیت هستند. این حاصل ارزشمند، سند نام دارد و برای آن، در فرهنگ‌های مختلف، تعاریف متعددی وجود دارد و رشته‌های گوناگون علمی نیز به فراخور مطالب مورد بحث خود، تعریف خاصی از سند ارائه داده‌اند. در سازمان اسناد و کتابخانة ملّی ایران، مصادیق سند بر اساس قانون حاکم بر این سازمان، عبارت است از: کلیة اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، ریزفیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و دیگر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی، به تشخیص معاونت اسناد ملّی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشد.
  همچنین در این ماده، قانون‌گذار، اهداف عمدة خود را از ایجاد آرشیو، جمع‌آوری و حفظ اسناد ملّی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم  به این اسناد و همچنین صرفه‌جوئی در هزینه‌های اداری و استخدامی، از طریق تمرکز پرونده‌های راکد وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحای اوراق زائد، برشمرده است.
 یکی از ارکان مهم سازمان اسناد ملّی ایران - که هم اکنون نیز در حوزة معاونت اسناد ملّی سرگرم انجام وظیفه است- شورای اسناد می‌باشد. اموری چون تشخیص اوراق زائد قابل امحا و تصویب فهرست مشروح آن‌ها، تصویب آئین‌نامه‌های مربوط به نحوة بررسی و نقل و انتقال پرونده‌های راکد و اسناد ملّی، تصویب آئین نامه‌های مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملّی و گذاشتن آن‌ها در دسترس عموم و همچنین تدوین تعرفة خدمات در خور ارائه، بر عهدة این شوراست. با توجه به این قانون، خاستگاه بخش انبوه و اصلی اسنادی که در سازمان نگهداری و ارائه می‌شود، دولتی است.
نگاهی به فعالیت‌ها
معاونت اسناد، وظیفة سیاستگذاری و تبیین اهداف و برنامه‌ها، دریافت، شناسائی و گردآوری اسناد ملّی، ارزشیابی اسناد و ثبت آن‌ها در مجموعه، تنظیم و پردازش اسناد و آماده‌سازی آن‌ها برای ارائه به پژوهشگران، حفظ و نگهداری اسناد و تهیة نسخة پشتیبان از آن‌ها، اشاعة اطلاعات با روش‌های گوناگون از جمله برگزاری نمایشگاه‌های سند، برگزاری همایش‌ها و نشست‌های مرتبط با فعالیت‌های معاونت، اطلاع‌رسانی از طریق وبگاه سازمان و همکاری با دیگر آرشیوها و مراکز اسناد داخل و خارج از کشور را بر عهده دارد.   
 آرشیو ملّی، در طی سالیان متمادی حضور خود در صحنة فعالیت‌های فرهنگی کشور، توانسته است با گردآوری اسناد ارزشمند از طرق گوناگونی چون انتقال اسناد دولتی، پذیرش اسناد هدیه شده و خریداری اسناد، از نابودی و یا خروج اسناد ارزشمند از کشور، جلوگیری کند و شرایط استفادة سند پژوهان را از این گنجینه‌های ارزشمند فراهم آورد. سازمان جهت حفاظت اسناد از آسیب‌های احتمالی در زمان استفاده و یا تکثیر اسناد، از آن‌ها نسخه‌های پشتیبان در انواع ریزنگاره (میکروفرم) و اسکن تهیه کرده است که در هنگام مراجعة پژوهشگران، این گونه نسخه‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرد.

اداره‌کل شناسائی و فراهم‌آوری اسناد ملّی
اداره کل شناسائی و فراهم‌آوری اسناد ملّی، حلقة رابط میان دستگاه‌های دولتی و آرشیو ملّی و به منزلة ورودی تشکیلات آرشیو است. ایجاد و نگهداری اسناد در دستگاه‌های دولتی، هم برای دولت و هم برای شهروندان ضروری و مورد نیاز می‌باشد، و به همین دلیل، اسناد در بایگانی‌های جاری و نیمه جاری حفظ و نگهداری می‌شوند. یکی از وظایف این اداره کل، تعیین عمر مفید اسناد است. منظور از تعیین عمر مفید اسناد، عبارت از تکمیل جداولی است که برحسب مشخصات ردیف‌های اسناد، موعدهای معینی برای نگهداری آن‌ها در بایگانی‌های دستگاه‌ها تعیین می‌کند. این جداول، برای اسناد اختصاصی و عمومی دستگاه‌های دولتی تهیه می‌شود و انجام دقیق فرایند تکمیل آن، برای هریک از مؤسسات دولتی در جریان همکاری مشترک با کارشناسان آرشیو ملی محقق و به تصویب شورای اسناد ملّی می‌رسد. مهم‌ترین کارکرد تکمیل این جداول، جلوگیری از انباشت بی‌رویه و بی‌ضابطة اسناد و پرونده‌ها در بایگانی‌های جاری، نیمه جاری و راکد دستگاه‌هاست.
ارزشیابی سوابق اداری
با پایان پذیرفتن ارزش اداری و اولیة سوابق در دستگاه تولید کننده، مدارک، مورد ارزشیابی کارشناسان این اداره کل  قرار می‌گیرد. در این فرایند، اسناد به منظور تعیین ارزش نگهداری در آرشیو ملّی، بررسی می‌شوند. براساس مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران، کلیة اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، ریزفیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده، و به طور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده ، باید براساس مقررات خاصی مورد ارزشیابی قرار گیرند تا اسنادی که از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی، واجد ارزش نگهداری دائم هستند، به آرشیو ملّی منتقل و اوراق زائد، پس از صدور اجازة امحا از شورای اسناد - که تنها مقام ذی صلاح در این زمینه است-  روانة چرخة بازیافت شوند.
شناسایی و انتقال اسناد با ارزش نگهداری دائم
از مهم‌ترین وظایف آرشیو ملّی برنامه‌ریزی برای شناسایی، انتقال و نگهداری اسناد با ارزش نگهداری دائمی است. فعالیتی که نیازمند دقت نظر زیادی است. زیرا از امحای اسناد با ارزش جلوگیری شود و از انتقال و نگهداری اوراق زاید نیز پرهیز گردد.
علاوه بر وظایف مذکور، ایجاد ارتباط با سازمان‌ها و مؤسسات دولتی و ارائة مشاوره در زمینة اسناد، تدوین و اصلاح آئین‌نامه‌ها و مقررات اسنادی و ابلاغ آن‌ها به مؤسسات دولتی، انتقال و نگهداری اسناد راکد دستگاه‌ها در بخش بایگانی ملّی، پاسخگوئی به مالکان حقیقی و حقوقی اسناد و شناسائی اسناد دارای ارزش نگهداری دائم در خارج از تشکیلات دولتی و برنامه‌ریزی برای انتقال آن‌ها به آرشیو ملّی به صورت هدیه و خرید نیز، از دیگر وظایف این اداره‌کل است.

دبیرخانة اسناد اهدائی و خریداری و وظایف آن
اسناد شخصی:
در دوران قاجار و تا زمان به سلطنت رسیدن ناصرالدین شاه و صدور فرمان تشکیل وزارتخانه‌ها، اکثر فرمان‌های دولتی و نیز نامه‌نگاری‌هائی که میان سران مملکتی و امرای کشوری و لشکری صورت می‌گرفت، معمولاً به دست همین افراد به خانه‌هایشان انتقال می‌یافت و تنها تعداد محدودی از آن‌ها به صورت بیوتات سلطنتی و اسناد خزانه به ما رسیده است. در این سال‌ها، گرچه در دربار پادشاه، برخی اسناد نگهداری می‌شد و جائی هم برای این منظور در نظر گرفته شده بود؛ اما حکام ایالات و ولایات - که به‌ عنوان نمایندة پادشاه، عهده‌دار وظایفی چند از جمله، جمع‌آوری مالیات و سرباز گیری بودند- کارها را با تکیه بر بنیچه‌هائی انجام می‌دادند که در آن‌ها، تعداد سرباز و میزان مالیات مشخص شده بود. سایر مکاتباتی که درامور مختلف مناطق تحت حاکمیت با پایتخت و یا اهالی  رد و بدل می‌شد، نزد حاکم می‌‌ماند و به منزلة اموال شخصی تلقی می‌شد. لذا زمانی که حاکم منطقه‌ای تغییر می‌کرد، آنچه به نفر بعدی منتقل می‌شد، همان بنیچه‌ها بود و بقیة اسناد، یا امحا می‌‌شد و یا حاکم سابق، آن‌ها را به خانه و محل استقرار جدید خود انتقال می‌داد. این وضعیت، کمابیش در وزارتخانه‌ها نیز برقرار بود. این مسئله، خود ‌به خود به خروج اسناد از تشکیلات دولتی و انتقال آن‌ها به خانه‌ها انجامید. علاوه بر این موارد، اقشار مختلف مردم به مناسبت و حسب موقعیت اجتماعی، اسنادی چون فرمان‌ها، احکام، وقفنامه‌ها، قباله‌های مالکیت، صلحنامه و هبه‌نامه‌ها را تولید و یا از تشکیلات دولتی و دربار دریافت می‌کردند که این اسناد نیز، در کنار اسناد دیگر به گوشة زیر زمین‌ها و یا داخل صندوق‌ها راه می‌یافت.
ساماندهی اسناد شخصی
پس از تأسیس سازمان اسناد ملّی ایران، این سازمان به منظور عمل به تکالیف خود در زمینة شناسائی و گردآوری اسناد ارزشمند، برای آن دسته از اسناد شخصی نیز راهکارهای مختلفی در نظر گرفت که یکی از آن‌ها، شیوة خریداری اسناد است. بر اساس مادة پنجم آئین نامة خریداری اسناد، (مصوب جلسة 227 شورای سازمان)، این اسناد پس از انجام امور ثبتی، طبق اصول آرشیو، جزو اموال دولتی محسوب می‌شوند و نام فروشنده، به عنوان منشأ سند تلقی و ضبط می‌شود. روال شناسائی و انتقال اسناد خریداری، بدین گونه است که ابتدا کارشناسان متخصص اسناد دریافتی از فروشنده را، مورد بررسی و ارزشیابی اولیه قرار می‌دهند. با تهیه شدن فهرست توصیفی، اسناد به منظور تعیین قیمت به کارگروه خرید اسناد تحویل می‌گردد. پس از تعیین شدن قیمت، در صورت رضایت فروشنده به قیمت تعیین شده، مجموعه، خریداری شده، و به منظور آماده سازی و پردازش اطلاعات، در چرخة کاری قرار می‌گیرد. این اسناد در نهایت به مخازن آرشیوی انتقال می‌یابد.
برخی از اسناد شخصی نیز توسط اشخاص حقیقی و حقوقی به خزانة سازمان اهداء می‌شوند که  بر اساس مادة 8 آیین‌نامة نحوة دسترسی به اسناد آرشیوی، در ردیف اسناد آرشیوی قرار می‌گیرند. در این صورت، استفاده از آن‌ها مشمول مفاد آئین نامة مذکور است. به جرئت می‌توان گفت که مجموعه‌های اسناد اهدا شده به سازمان اسناد و کتابخانة ملی، از غنی‌ترین اسناد موجود در آرشیو ملی ایران محسوب می‌شوند؛ به‌طوری‌که قدیمی‌ترین سند سازمان- که بیش از 700 سال قدمت دارد - در زمرة همین اسناد است. تلاش برای دریافت اسناد اهدائی از دهة 1370 به بعدسریع‌تر شده است و تاکنون، صدها مجموعة ارزشمند به سازمان  اهدا گردیده است که از آن میان می‌توان مجموعه‌های دریافتی از خانواده‌های علی اصغر حکمت، محمد علی جمالزاده، ملک الشعرای بهار و پروین اعتصامی را نام برد.

اداره‌کل تنظیم و پردازش اسناد
اداره‌کل تنظیم و پردازش اسناد، محل بررسی، تحلیل، استخراج و آماده سازی داده‌های خام اسناد و تبدیل آن‌ها به واسطه‌ای برای برقراری ارتباط میان اسناد و کاربران، از طریق آدرس‌هائی صحیح به منظور بازیابی آسان اطلاعات در کوتاه‌ترین زمان ممکن است.  
اسناد آرشیوی، چه متنی و چه غیر متنی، از نظر مبدأ و منشأ دریافت – که محور توصیف آرشیوی است – به دو دستة دولتی و غیر دولتی تقسیم می‌شوند. اسناد، از طریق انتقال از وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و مؤسسات دولتی یا خریداری از اشخاص حقیقی و حقوقی و یا هدیه، گردآوری می‌شوند. سوابقی که در مرحلة ارزشیابی، واجد ارزش نگهداری دائمی تشخیص داده می‌شوند، پس از طی مراحل تنظیف و ضدعفونی، براساس اولویت‌های تعیین شده، با تکیه بر دو عنصر «اهمیت موضوع» و «قدمت»، وارد مرحلة توصیف و تنظیم می‌شوند.
وظایف اصلی
1. تنظیم و توصیف اسناد
توصیف اسناد متنی، در چارچوب کاربرگه‌های ویژة توصیف و تنظیم اسناد متنی انجام می‌گیرد که در طراحی آن، استاندارد بین‌المللی توصیف آرشیوی (ISAD) مد نظر قرار گرفته است. توصیف اسناد غیر متنی مانند عکس نیز بر حسب نوع رسانه، با طراحی کاربرگه‌های ویژه و توصیف و تنظیم در قالب آن‌ها انجام می‌شود. در تنظیم و توصیف اسناد، رعایت دو اصل معتبر در میان تمامی آرشیوداران ضروری است؛ این دو، عبارتند از اصل «پاس‌داشت منشأ سند» و دیگری، اصل «حفظ نظم و ترتیب نخستین سند». بر این اساس اسناد دریافتی با همان نظم و ترتیب نخستین خود وارد فرایند توصیف می‌شوند و کارشناس، اجازة جابجایی یا درهمکرد آن‌ها را ندارد.
فهرست نویسی اسناد آرشیوی، در دو قسمت ثبت اطلاعات توصیفی (مشخصات ظاهری) و ثبت اطلاعات محتوائی (موضوعی) انجام می‌شود و در آن، از قواعد چکیده نویسی و زبان نمایه‌ای در ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده می‌شود. در کلیة مراحل کاری تحقیق، تدوین و به‌کارگیری معیارها و موازین صحیح و مناسب در تنظیم و توصیف اسناد، بر اساس استانداردهای جهانی برای نتیجه بخشی بهتر، مد نظر کارشناسان این اداره کل است. استانداردهای جهانی توصیف آرشیوی - که در کمیسیون ویژة این امر در شورای جهانی آرشیو (ICA) تهیه شده است – در این اداره‌کل بومی‌سازی می‌شود و قواعد، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و رهنمودهای تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی، به منظور ایجاد هماهنگی و نظارت بر تنظیم و پردازش اسناد در سایر آرشیوها و مراکز اسنادی و همچنین مدیریت‌های منطقه‌ای سازمان، تهیه و تدوین می‌شود.
2. مستند سازی
از آنجایی که کلیة کلیدواژه‌های مورد استفاده در تنظیم و توصیف اسناد باید مستند شده و در چارچوب نظام ارجاعات قرار گیرد، واحد مستندسازی وظیفة تدوین بانک‌های اطلاعاتی در حوزه‌های مختلف رجال و مشاهیر، موضوعات، سازمان‌های دولتی، اسامی جغرافیایی، احزاب و ایلات و عشایر را بر عهده دارد. به عبارت دیگر، تمامی واژه‌ها و اصطلاحاتی که توسط کارشناسان تنظیم و توصیف برای اسناد مختلف تولید می‌شود، باید در این واحد به شکلی مستند و پذیرفته شده درآیند که غالباً در چارچوب نظام اصطلاحنامه (تزاروس) قرار می‌گیرند.
نگاهی به کارنامة اداره کل تنظیم و پردازش اسناد
اداره کل تنظیم و پردازش اسناد، طی سال‌های متمادی خدمت خود، آماده‌سازی اسناد مجموعه‌هائی از ریاست جمهوری و وزارتخانه‌هایی چون آموزش و پرورش، امور خارجه، دارائی، راه و ترابری، بهداشت، نیرو، دادگستری، کشور و سازمان‌های مدیریت و برنامه‌ریزی، اوقاف و امور خیریه و زندان‌ها، و استانداری‌های اصفهان، بوشهر، خوزستان، هرمزگان و فارس و مجموعة بیوتات سلطنتی و خزانه، و مجموعه‌ اسناد هدیه شده و خریداری و همچنین مجموعه آلبوم عکس‌های تاریخی یا خاندان‌های سرشناس را، در کارنامة کاری خود دارد. تلاش کارشناسان این اداره‌کل در مراعات جامعیت و مانعیت توصیف اسناد و دقت در امر ذخیره سازی اطلاعات، موجب سهولت و سرعت کار سند پژوهان در بازیابی اسناد مورد نیاز خود، شده است.

اداره‌کل حفاظت و نگهداری
کشور ما، به دلیل سابقة دیرین تمدن، دارای پیشینه‌های ارزشمندی است که حفاظت از آن‌ها در راستای معرفی گذشتة پر افتخار ملّی‌مان، نقش بسزائی دارد. امروزه، این آثار در اثر کمبود آگاهی از نحوة صحیح نگهداری، به‌کارگیری شیوه‌های نامناسب حفاظتی و مرمت‌های غیر اصولی، در معرض تخریب و نابودی قرار دارند. به همین سبب، می‌باید تمهیداتی اندیشیده شود تا روند فرسایش آثار گرانبها را به حداقل برساند. اداره‌کل حفاظت و نگهداری با همکاری سازمان یونسکو، از سال 1355 با هدف حفظ و نگهداری از منابع آرشیوی و کتابخانه‌ای و سپردن میراث گذشتگان به آیندگان، فعالیت خود را آغاز کرده است.
 فعالیت‌ها
این اداره‌کل با بهره‌گیری از توانمندی‌های تخصصی کارشناسان خود، در زمینة ایجاد تشکیلاتی منسجم برای تحقق اهداف حفاظتی و مرمتی، اشاعة اطلاعات تخصصی در زمینة چگونگی مرمت و حفاظت اسناد، ترویج فرهنگ اسنادی در میان سازمان‌ها و دیگر علاقه‌مندان، گسترش هسته‌های مطالعاتی جهت هماهنگ‌سازی روش‌های حفاظت و نگهداری، فعالیت دارد. به همین منظور، تاکنون دوره‌های مختلفی در قالب آموزش‌های تخصصی حفاظت و مرمت اسناد به صورت نظری و عملی، برای کارکنان مراکز اسنادی، دستگاه‌های دولتی در سطح کشور، و متقاضیان معرفی شده از آرشیو و کتابخانه‌های برخی کشورهای همسایه، برگزار شده است.
یکی دیگر از فعالیت‌های این اداره‌کل، ارائة خدمات فنی و مشاوره‌ای به مراکز اسنادی، آرشیوها و کتابخانه‌های سراسر کشور، جهت دستیابی به استانداردهای حفاظت و نگهداری منابع و محیط‌های آرشیوی در سطح کشور است. از سوی دیگر، با گردآوری اطلاعات، تألیف مقالات در مجامع داخلی و بین‌المللی، تهیة دستورالعمل‌های اجرائی، همکاری در تدوین استاندارد‌های مرمتی و حفاظتی و برقراری ارتباط با مراکز مشابه داخلی و خارجی، اقدامات مؤثری  در خصوص حفاظت از تمدن بالندة مکتوب کشورمان صورت پذیرفته است.
بخش ضدعفونی
با توجه به وجود آلودگی فراوان و شیوع انواع قارچ و حشرات در مخازن و بایگانی‌های اکثر مراکز اسنادی و کتابخانه‌ها، به دلیل رعایت نشدن اصول حفاظت و نگهداری، منابع موجود دستخوش آسیب وخسارات شدیدی می‌شوند. به همین سبب، نظر به افزایش حجم اسناد ورودی به آرشیو ملی و درخواست‌های ضدعفونی مراکز اسنادی، کتابخانه‌های عمومی و موزه‌ها، هم اکنون کارشناسان متخصص این بخش، با بهره‌گیری از تجهیزات ضدعفونی گاز اکسید اتیلن در محیط خلأ، به آفت زدائی منابع آلوده می‌پردازند. ارائة مشاوره‌های فنی در خصوص ضدعفونی مخازن آلودة آرشیوی و کتابخانه‌ای بر اساس آخرین استانداردها و اطلاعات مربوط به انواع روش‌های ضدعفونی را،  می‌توان از فعالیت‌های دیگر این بخش نام برد.
آزمایشگاه‌های تخصصی شیمی و بیولوژی
به منظور بررسی چگونگی فرایندهای فرسایش شیمیائی، بیولوژیکی و زیست محیطی موجود در آثار، کارشناسان آزمایشگاه‌های شیمی و بیولوژی، ضمن شناخت و بررسی عوامل مختلف ویرانگر از جمله شناسائی ریزاندامگان‌ (میکروارگانیسم)ها، علل و عوامل مساعد در رشد و تکثیر آن‌ها - که در فرسودن منابع نقش دارند - به اتخاذ تدابیر و انجام اقدامات لازم جهت مبارزه با آفات و بهبود شرایط، همچنین شناخت تاثیر عوامل فیزیکی و شیمیائی می‌پردازند. همچنین، شناخت خصوصیات و بررسی کیفیت مواد کاربردی در مرمت اسناد و کتاب‌ها، آخرین اطلاعات مربوط به انواع روش‌های آسیب‌زدائی و انجام آزمایش‌های گوناگون در بررسی مواد و روش‌های پیشنهادی، انجام نمونه‌برداری از اسناد آلوده و ایجاد بانک اطلاعات از آلودگی‌های بیولوژیک و بازدید ادواری از مخازن آرشیو جهت نظارت بر شرائط نگهداری، از دیگر فعالیت‌های این بخش است.
  کارگاه‌های تخصصی مرمت آثار کاغذی و جلدهای آسیب دیده
 مرمت را، می‌توان به معنای بازسازی، احیا و یا استحکام بخشی به اسنادی تعریف کرد که از عوامل آسیب رسان صدمه دیده‌اند؛ باشد که با گذشت زمان، روند فرسایشی آن کاهش یابد و یا از آن جلوگیری شود. هر میزان هم که حفاظت از آثار قدیمی با دقت و به طور کامل انجام گیرد باز هم نمی‌توان این میراث ارزشمند بشر را از فرسایش ناشی از بودن،  مصون نگاه داشت. امروزه به رغم تمامی کوشش‌هائی که در این زمینه انجام می‌گیرد، میزان فرسودگی آثار دستنوشته، به دلیل رعایت نشدن شرائط استاندارد نگهداری یا ناآگاهی کارکنان مرتبط با منابع، افزایش چشمگیری یافته است. مرمتگران متخصص این بخش، در راستای حفظ اسناد ملی و تاریخی این مرز و بوم، ابتدا نسبت به فن‌شناسی اثر اقدام می‌کنند. آن‌گاه بر پایة اطلاعات به دست آمده، با استفاده از روش‌های استاندارد مرمتی، به بازسازی و ترمیم آثار می‌پردازند و در صورت لزوم، جلد‌های آسیب دیدة کتاب‌های خطی را، با دقت و ظرافت بسیار زیادی مرمت می‌نمایند. از سوی دیگر، کارشناسان این بخش به تحقیقات و مطالعات در زمینة رفع مشکلات موجود در این رشته، بر پایة اطلاعات دریافتی از شبکة جهانی و دیگر آرشیوهای معتبر دنیا،  مبادرت می‌ورزند.
اداره کل اطلاع رسانی و ارتباطات
اداره‌کل اطلاع رسانی و ارتباطات، در سال 1385 به دنبال تغییر تشکیلات سازمانی، در حوزة معاونت اسناد ملّی سازمان اسناد و کتابخانة جمهوری اسلامی تشکیل شد. این اداره‌کل، در قالب سه گروه و یک اداره، وظیفة ساماندهی مخازن و نگهداری اسناد آرشیوی، تهیه و تدوین مجموعة فهرست اسناد، اطلاع رسانی و برقراری ارتباطات آرشیوی را بر عهده دارد.
اسناد ملّی
اسنادی که در این اداره‌کل نگهداری می‌شود، در وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها و دیگر مؤسسه‌های وابسته به دولت، تولید یا دریافت شده است. از این رو، انبوهی از اسناد با ارزش ملّی را، اسناد مربوط به حکومت، سازمان‌ها و مکاتبات اداری تشکیل می‌دهد. البته در خزانة آرشیو، اسناد اهدائی و خریداری نیز با منشأ شخصی نگهداری می‌شود.
اسناد ملّی، دارای طیف گستردة موضوعی هستند و از این رو، به عنوان مستنداتی ارزشمند در پژوهش‌های سیاسی، تاریخی، اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی به شمار می‌روند. زبان بیش‌تر اسناد نگهداری شده در آرشیو ملّی ایران، فارسی است؛ علاوه بر این، اسنادی هم به زبان‌های انگلیسی، فرانسه، روسی، عربی، ترکی و دیگر زبان‌ها، در خزانة آرشیو نگهداری می‌شود. قدیمی‌ترین سند موجود در مخازن آرشیوی، وقفنامه‌ای مربوط به دورة ایلخانی (726 ق.) می‌باشد که به سازمان هدیه شده است.
اسناد موجود در آرشیو، دارای شکل‌های گوناگون است مانند اسناد نوشتاری (طومارها، مکاتبات اداری)، ترسیمی (نقشه‌ها)، دیداری و شنیداری (عکس، اسلاید، انواع نوارهای صوتی و تصویری)، ریزنگاره‌ها (ریزفیلم، ریزبرگه) و گرافیکی (پوستر). کار دریافت، ثبت، جایگزینی و نگهداری این اسناد در مخازن ویژة نگهداری اسناد (مخازن نگهداری اسناد کاغذی، مخزن ویژة حامل‌های رنگی، مخزن ویژة اسناد مغناطیسی و مخزن گاو صندوقی) انجام می‌شود. این مخازن، تحت نظارت مداوم کارشناسان است و سعی شده استانداردهای نگهداری اسناد، با توجه به شرایط خاص آن‌ها رعایت شود.
اطلاع رسانی و ارتباطات
این اداره‌کل، همچنین به منظور دست یافتن به اهداف خود، در برقراری ارتباط با علاقه‌مندان سند پژوهی و معرفی معاونت اسناد در سطح جامعه و نیز حفظ ارتباط با دیگر آرشیوها و مراکز اسنادی، اقدام به برگزاری نمایشگاه (حقیقی و مجازی)، همایش‌ها و نشست‌های تخصصی، گشت‌های آرشیوی و ارائة اسناد مربوط به هر ماه، در قالب روزشمار تاریخ به روایت اسناد ملّی کرده و از این طریق، توانسته است به تحقق مأموریت خود در این زمینه، جامة عمل بپوشاند.      
اداره‌کل اطلاع رسانی و ارتباطات، میعادگاه تمامی تاریخ پژوهان و افرادی است که علاقه‌مند به مستند و ارزشمند ساختن پژوهش‌های خود، با استفاده از این گنجینه‌های ملّی هستند. از این رو، در این اداره‌کل تمهیداتی اندیشیده شده تا کاربران بتوانند با مراجعه به بخش اطلاع رسانی و کسب مجوز بهره برداری از خدمات آرشیوی، تصاویر رقمی (دیجیتال) اسناد مورد نیاز خود را، با رعایت مواد موجود در آئین نامة نحوة دسترسی به اسناد آرشیوی، جستجو و دریافت نمایند.

استفاده از خدمات آرشیو ملّی ایران
اداره‌ کل اطلاع‌رسانی و ارتباطات، یکی از ادارات کل معاونت اسناد ملی در سازمان اسناد و کتابخانة ملی جمهوری اسلامی ایران است که دو وظیفة اصلی حفظ و نگهداری اسناد و اشاعة اطلاعات موجود در آن‌ها را، بر عهده ‌دارد. ارائة خدمات آرشیوی، در گروه اطلاع رسانی اسناد و در مکانی با عنوان «تالار پژوهش» صورت می‌گیرد.
شرایط بهره‌برداری از خدمات آرشیوی
واحد امور مشترکان در تالار پژوهش، وظیفة ارائة برگ درخواست استفاده از خدمات آرشیو ملّی ایران را به پژوهشگران و همچنین راهنمائی آن‌ها را در زمینة استفاده از اسناد، بر عهده دارد. مشاهدة اطلاعات اسناد از دو روش مراجعه به نسخه‌های رقمی (دیجیتالی) و اصل اسناد(در شرایط خاص و تحت نظارت آرشیوداران) امکان پذیر است. تصاویر منتخب اسناد، پس از بررسی، تعیین هزینه‌های مقرر، دریافت فیش پرداخت هزینه و نقش مهر سازمان، بر روی لوح فشرده ذخیره و به پژوهشگر تحویل داده می‌شود. استفاده از اسناد بر اساس قانون تأسیس سازمان، آئین نامة نحوة دسترسی به اسناد آرشیوی و دستورالعمل‌های جاری، ممکن است و پژوهشگران، موظف هستند ضمن رعایت قوانین و مقررات حاکم بر نحوة دسترسی، به منظور رعایت حقوق معنوی سازمان اسناد و کتابخانة ملّی ایران، در سخنرانی‌ها، تقریرات و تألیفات خود، نام سازمان و شمارة اسناد مورد استفاده را یادآوری نمایند. مسئولیت نحوة استفاده از اسناد و تفسیر آن‌ها نیز بر عهدة بهره‌برداران خواهد بود.
پرداخت هزینه‌ها
پرداخت هزینه‌های مربوط به آماده سازی تصاویر اسناد درخواستی، ارسال تصویر اسناد (از طریق پست، دورنگار، ایمیل) و هزینه‌های مشابه ، بر عهدة متقاضی است. پرداخت کلیة هزینه‌های مربوط به خدمات دریافتی، تنها از طریق واریز وجوه به حساب سیبای شمارة 2170409001002 بانک ملّی ایران، شعبة کتابخانة ملّی (کد 1205)، امکان پذیر است.
نشانی آرشیو ملی ایران:
 تهران: بزرگراه شهید حقانی(شرق به غرب)، ابتدای خیابان کوشا، مقابل ورزشگاه شهید کشوری، سازمان اسناد و کتابخانه ملّی جمهوری اسلامی ایران، ساختمان آرشیو ملّی، شناسة پستی 13111-15486 ، صندوق پستی 3693 – 15875.      تلفن 22903305Web site:  www.nlai.ir